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Documentos
Virtuais
Uma
necessidade
Bancos,
indústrias,
grandes
redes
de varejo,
acervos
de pesquisa,
cartórios,
repartições
públicas.
É
assustador
pensar
na quantidade
de documentos
armazenada
ao longo
da história
de uma
instituição.
Um só
processo
judicial,
por
exemplo,
pode
gerar
literalmente
um caminhão
de papéis.
E a
que
serve
tudo
isso?
À segurança
de se
acessar,
a qualquer
tempo
e hora,
o registro
dessas
ocorrências
passadas.
E poder
cruzá-las,
compará-las,
para
auxiliar
a tomada
de decisões
no presente.
Mas
o
espaço
físico
ocupado
por
essas
toneladas
de papéis
acaba
por
fazer
do seu
acervo,
de fato,
um arquivo
morto:
lugar
de onde
se precisa
‘desenterrar’,
a duras
penas,
uma
informação.
O que
exige
tempo,
dinheiro
e pessoal
desproporcionais
à eventualidade
do seu
uso
prático.
Por
mais
indispensável
que
seja
essa
eventualidade...
Uma
oportunidade
Na era
da economia
e da
informação
virtual,
a digitalização
de arquivos
abre
uma
porta
para
racionalizar
a gestão
de documentações
volumosas.
E tornar
mais
oportuna
a busca
de um
conteúdo
ali
armazenado.
Entretanto,
como
tudo
no universo
digital,
as ferramentas
de busca
estão
ainda
em evolução.
Um documento
escaneado
torna-se
uma
imagem:
um arquivo
fechado,
similar
ao antigo
microfilme.
E
até
mesmo
um arquivo
digital
precisa,
ainda,
ser
catalogado
por
algum
sistema
arbitrário.
O mais
usual
é o
de palavras-chave.
Mas
a busca
por
palavras-chave
é um
tanto
interpretativa.
Quem
cataloga
os arquivos
precisa
ordená-los:
por
data,
titulação
alfabética
e outras
conexões
mais
refinadas.
Quem
pesquisa
o acervo,
portanto,
tem
que
‘adivinhar’
essa
lógica
de catalogação.
E
por
vezes
a referência
de memória
que
se tem
do documento
é fragmentada,
pouco
precisa.
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